Beorn Technologies

Gestion électronique de documents: Alfresco

Alfresco, le leader libre de la gestion documentaire

Beorn Technologies vous propose l'application de gestion documentaire (GED) Alfresco, une application libre issue de Documentum (un logiciel éprouvé depuis plusieurs décennies). Pour le décideur, la GED libre présente plusieurs avantages:

la licence est gratuite;
le code étant ouvert et modifiable, l'outil s'adapte aux besoins particuliers du décideur;
la communauté propose constamment aide et améliorations du logiciel.

Alfresco s'adresse à toutes les entreprises. Il a été déployé de par le monde dans différents secteurs d'activité, dont l'édition, l'industrie, les administrations, l'industrie des média, les télécommunications et la finance...

Les avantages d'Alfresco

Pour le directeur général: historique de l'entreprise, archivage juridique, règlement interne
Pour le responsable hygiène et sécurité: procédures sécurité, plans d'évacuation, document unique, déclarations de risques (dangerosité, pollution...)
Pour le directeur des ressources humaines: dossiers des employés, descriptifs des postes et des offres d'emploi
Pour le responsable qualité: traçabilité, procédures, études HACCP
Pour le chef de projet: documentation des projets, travail collaboratif
Pour le juriste: archives juridiques et commerciales
Pour le responsable maintenance: description du parc de machines, gestion du plan de maintenance (workflows...)
Pour les commerciaux: suivi des relations clients, gestion des factures, des devis et des achats
Pour le directeur des achats: gestion automatisée des réapprovisionnements, des achats et des commandes
Pour les secrétaires: tâches administratives automatisées, passage d'informations aux utilisateurs (en groupe ou individuellement), gestion des archives et des documents
Pour le service après-vente: manuels produits, documents clients (factures, courriers), antenne en-ligne (forum privé ou public)
Pour tous: consultation des règlements, procédures, chartes (qualité...) et autres documents en vigueur

Fonctionnalités

La GED propose entre autres les fonctions suivantes:

l'archivage des documents,
la gestion paramétrable des versions,
la gestion du travail collaboratif sur les documents (blocage pendant la modification, traçabilité des modifications),
la gestion du travail collaboratif par messages internes,
la gestion des rôles et des droits sur les documents,
la recherche avancée et rapide, y compris dans le texte des documents,
la gestion des processus de publication ou d'approbation (workflows),
la gestion hiérarchique des archives,
la mise en place d'un espace de travail personnel par utilisateur,
l'accès déporté et multi-site...

Caractéristiques techniques

Alfresco est un logiciel libre créé par l'un des fondateurs de Documentum.

Il s'appuie sur un conteneur de servlets (Apache Tomcat, JBoss, WebSphere...) et utilise à la fois un stockage sur disque, une base de données (MySQL, SQLite, Oracle...) et une indexation par Lucene (pour la recherche rapide).

Alfresco offre de nombreuses possibilités de personnalisation. Beorn Technologies vous propose:

d'organiser l'espace d'archivage et les espaces de travail
d'archiver vos documents papier déjà existants (sous conditions)
de créer les rôles et de gérer les droits des utilisateurs
de décrire les processus et de mettre en oeuvre les workflows correspondants
de créer des guides de suivi de procédures
d'adapter l'apparence du logiciel à votre charte graphique
de vous former sur l'outil.

Déroulement d'un projet selon la méthode agile de Beorn Technologies

A partir du cahier des charges et des spécifications de sécurité, les spécifications fonctionnelles permettent de définir un plan de développement. Une fois ce plan accepté par le client et par Beorn Technologies, le développement consiste à lancer un cycle de deux étapes:

développement d'un module;
livraison du résultat intermédiaire pour accord du client.

Le cycle s'arrête lorsque le produit est terminé et livré au client. Le client est alors satisfait du résultat obtenu, dans la mesure où il a pu donner son avis sur l'interprétation des spécifications tout au long du processus de développement.

Plus concrètement le déroulement type d'un projet comporte les étapes suivantes: